Um sistema de DTE já faz parte da rotina da sua empresa? Essa tecnologia representa uma evolução para os profissionais do setor fiscal que desejam simplificar suas rotinas e ganhar eficiência – reduzindo o tempo gasto com processos manuais.
A criação do Domicílio Tributário Eletrônico foi um marco para a comunicação entre o Fisco e os contribuintes – permitindo a intimação para apresentar defesas e tomar ciência de atos administrativos por meio de uma caixa postal eletrônica.
Mas, apesar de ser um canal mais simples para acompanhamento das notificações, existe uma série de desafios enfrentados pelas empresas na gestão de DTE.
Um sistema de DTE surge justamente para ajudar você a superar esses desafios. Você pode contar com uma solução digital especializada no monitoramento das mensagens do governo para centralizar informações e descomplicar o acesso ao Fisco.
Quer entender melhor todo o potencial de um sistema de DTE? Confira logo a seguir como a Dootax pode ajudar!
A importância de monitorar caixas postais fiscais
O principal papel exercido pelo Domicílio Tributário Eletrônico é a simplificação do acesso às notificações e intimações do poder público sem que o contribuinte dependa da comunicação via postal ou pessoal.
Assim, ao optar pelo DTE, as empresas brasileiras podem aproveitar diversos benefícios, incluindo a facilidade no acesso a vários serviços, agilidade na comunicação, economia, celeridade processual e segurança.
Porém, também é preciso ter atenção com dois pontos importantes em relação ao DTE:
- Várias caixas postais para acompanhar: a intimação por meio do Domicílio Tributário Eletrônico pode ser realizada pelas Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e Federal. Cada esfera e localidade tem o seu próprio sistema. Portanto, é preciso ficar de olho em diversos portais diferentes.
- Presunção de conhecimento dos fatos: após o credenciamento do contribuinte no sistema, os prazos processuais começam a correr a partir do envio da intimação em formato digital – mesmo que o contribuinte não acesse a mensagem e não tenha conhecimento sobre o seu conteúdo. Ou seja, é preciso ficar muito atento para não perder os prazos recursais.
O Domicílio Tributário Eletrônico requer acompanhamento constante. Sendo assim, é fundamental monitorar as caixas postais fiscais para evitar a perda de prazos. Mas, felizmente, hoje existem soluções tecnológicas que ajudam nessa tarefa, como veremos adiante.
Como a tecnologia ajuda no monitoramento de caixas postais fiscais?
Em vez de fazer consultas manuais para acompanhar as notificações relevantes para sua empresa, você pode usar uma ferramenta que centraliza o acesso a todas as comunicações. Dessa forma, você reúne os DTEs em um só lugar e nunca mais perder uma notificação importante.
Veja como um sistema de DTE gera benefícios para a sua empresa:
- Centralização das informações. Ao usar um sistema de DTE, não é necessário entrar em várias caixas postais para ter acesso às notificações importantes. A solução digital utilizada fica responsável por todo esse processo.
- Recebimento de notificações relevantes. Com essa solução, é possível eliminar as chances de falhas humanas e garantir o recebimento de notificações relevantes dentro do prazo necessário.
- Otimização do tempo. Você quer eliminar as chances de perder prazos? Uma ferramenta para centralizar DTE garante a consulta e o gerenciamento do Domicílio Tributário de forma automática – permitindo que a equipe do setor fiscal foque em outras tarefas.
- Redução de custos. Você precisa alocar menos funcionários em tarefas repetitivas quando explora a tecnologia de forma adequada. Isso gera uma economia de FTEs (custo-homem hora) e evita erros manuais – resultando em uma redução de custos no departamento fiscal.
Como escolher o melhor sistema de DTE para sua empresa?
Ao optar por um sistema de DTE, é muito importante avaliar algumas características fundamentais que garantirão o sucesso na gestão das comunicações do Fisco.
Primeiro, verifique se a solução oferece centralização completa das caixas postais de diferentes esferas do governo, como federal, estadual e municipal. Além disso, é importante contar com alertas automáticos de notificações e uma interface intuitiva que facilite o acompanhamento das mensagens.
Outro ponto crucial é a segurança dos dados, especialmente devido à natureza sensível das informações fiscais. Sabendo disso, verifique se o sistema de DTE utiliza mecanismos de proteção, como criptografia de dados, múltiplo fator de autenticação e controle de acesso dos usuários.
Por fim, procure uma solução com suporte especializado e atualizações constantes, garantindo que sua empresa esteja sempre em conformidade com a legislação fiscal. Escolher um sistema de DTE adequado vai te ajudar a reduzir erros, melhorar a eficiência e garantir que você nunca mais perca um prazo importante.
Centralize suas caixas postais com a Dootax
Para quem tem muitos DTEs, estar atualizado com todas as notificações do governo é trabalhoso. Mas, com o Dootax Caixa Postal Fiscal, é possível gerenciar diversos DTEs com organização, agilidade e segurança.
Esse sistema de DTE unifica caixas postais para que você monitore as mensagens em um só lugar. Assim, simplifica o acesso entre o Fisco e o seu negócio. Confira os principais benefícios de centralizar suas caixas postais com a Dootax:
- Leia os assuntos das mensagens e escolha o momento de dar ciência, nas caixas postais que permitem;
- Receba alertas de notificações importantes;
- Evite comunicações extraviadas;
- Nunca mais perca um prazo das comunicações do governo.
O sistema de DTE da Dootax conta com uma série de diferenciais. Veja os principais:
- Integração nativa com a solução Dootax Gestão de Tarefas Fiscais;
- Configuração de tarefas agendadas;
- Geração de relatórios exportáveis para Excel;
- Plataforma com criptografia de dados e Single Sign-On.
Conheça como funciona o Dootax Caixa Postal Fiscal em 3 passos:
- 1. Cadastro. A empresa faz o cadastro de sua matriz e filiais no sistema da Dootax. Ela deve usar os dados de acesso de sua Caixa Postal Fiscal federal, estadual ou municipal.
- 2. RPA de notificações e alertas do governo. Com os dados cadastrais, o Dootax Caixa Postal Fiscal acessa os sites responsáveis (ECAC, Secretaria da Fazenda, Prefeitura) e, de maneira automática, realiza o download de todas as mensagens (avisos ou notificações).
- 3. Integração única. Todas as mensagens recebidas são visualizadas em uma única tela, garantindo praticidade e agilidade ao time fiscal
Você gostou dos benefícios de centralizar suas caixas postais com a Dootax? Quer saber mais sobre o sistema de DTE da Dootax? Entre em contato com o nosso time!
