Recolher impostos é uma obrigação fundamental para qualquer empresa, certo? Apesar de ser impossível eliminar essa exigência, as organizações se empenham em otimizar o processo de recolhimento de tributos para minimizar riscos.
Quando esse processo é feito manualmente, uma série de riscos e desafios podem surgir. Afinal, a dependência de métodos manuais gera lentidão e aumenta significativamente a chance de erros humanos – como pagamentos duplicados, valores incorretos nas guias e atrasos no cumprimento das obrigações fiscais.
Diante desses riscos, é essencial que as empresas considerem a modernização de seus processos fiscais, investindo em sistemas automatizados que garantam maior precisão, eficiência e conformidade.
Quer conhecer melhor os riscos que sua empresa corre ao recolher impostos manualmente? Continue a leitura e descubra!
Principais riscos de recolher impostos manualmente
A seguir, listamos os problemas relacionados ao processo de recolher impostos feito na mão.
1. Pagamento de multas e juros por atraso
Um dos maiores riscos ao recolher impostos manualmente é a possibilidade de erros no controle de datas de vencimento – podendo levar à aplicação de multas e juros decorrentes do atraso nos pagamentos.
2. Caminhão parado em barreiras fiscais
Você já teve problemas com caminhões repletos de mercadorias parados em barreiras fiscais? Essa é uma complicação que pode ser causada por falhas na documentação necessária. Como consequência, ocorre um atraso nas entregas e todo o ciclo de vendas pode ser comprometido.
Ou seja, a emissão, pagamento e envio manual das guias pode ocasionar os caminhões parados na barreira e elevar o tempo de operação.
3. Duplicidade no pagamento de guias
Sua empresa já teve que lidar com um pagamento de guia em duplicidade? Essa é uma situação que gera um gasto desnecessário e toma um tempo precioso dos profissionais – e, em grande parte dos casos, é causada pela execução manual do processo.
Um software para automação fiscal garante que as atividades manuais e repetitivas sejam executadas sem a necessidade de intervenção humana. Por conta disso, também ocorre uma redução de falhas – garantindo que os processos sejam executados no momento certo.
4. Emissão de guias com valor incorreto
Erros humanos na inserção de dados podem resultar na emissão de guias com valores incorretos, levando a discrepâncias e possíveis penalidades. Esse é outro risco gerado ao recolher impostos manualmente que pode ser corrigido com auxílio da tecnologia.
5. Dificuldade em localizar guias na fiscalização
Armazenar e organizar guias manualmente pode dificultar a localização rápida de documentos durante auditorias ou fiscalizações, aumentando o risco de multas e sanções.
6. Atraso de entregas por lentidão na aprovação de pagamento
O processo manual no recolhimento de impostos pode aumentar o tempo necessário para a aprovação de pagamentos. Com isso, também ocorre um atraso no processamento das guias – impactando o fluxo de entregas.
7. Baixa produtividade da equipe
A necessidade de lidar com tarefas manuais e repetitivas reduz a produtividade da equipe, que poderia ser mais bem utilizada em atividades estratégicas.
8. Guias retroativas após datas sazonais
Por fim, recolher impostos manualmente também pode resultar na necessidade de processar documentos retroativamente, especialmente após períodos de alta demanda – aumentando a carga de trabalho e o risco de erros.
Automação: a chave para eliminar riscos e evitar prejuízos
Imagine o tempo que pode ser economizado com um sistema que faz a geração das guias e o pagamento de forma automática. Não é necessário que um profissional perca horas preenchendo informações (e ainda correndo o risco de cometer erros).
Seria um grande salto de eficiência, não é? Esse é um dos grandes benefícios da automação fiscal.
Veja quais são os principais benefícios de recolher impostos automaticamente:
- Redução do tempo gasto na realização de tarefas manuais repetitivas;
- Aumento da produtividade de todo o departamento fiscal;
- Diminuição de gastos desnecessários, como multas e duplicidades;
- Melhoria da qualidade das informações obtidas;
- Redução das chances de erros e atrasos;
- Em caso de turnover, o treinamento do novo profissional/equipe é reduzido drasticamente;
- Consistência e previsibilidade nos resultados obtidos com a automação.
Você já conhecia os principais riscos ao recolher impostos manualmente? Que tal aprender a transformar seus processos fiscais com quem conhece os desafios das maiores empresas do Brasil? Conheça a masterclass – Redução de Custos com RPA Fiscal!
