Quando se trata de lidar com a emissão de notas fiscais, erros e contratempos podem acontecer, certo? Uma das situações mais frustrantes para empresas é ter uma nota fiscal rejeitada – o que pode implicar vários desafios.
No entanto, é importante lembrar que, embora a rejeição possa ser um obstáculo, é possível contornar essa situação. Com o conhecimento adequado e as ações corretas, sua empresa pode resolver esse problema de forma eficiente e manter a conformidade com as regulamentações fiscais.
Neste artigo, veremos as principais razões pelas quais uma nota fiscal pode ser rejeitada e como agir quando isso acontecer. Confira!
Quais motivos podem levar a ter uma nota fiscal rejeitada ou denegada?
Antes de mais nada, é preciso diferenciar o conceito de nota fiscal rejeitada e denegada. Veja só:
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A nota fiscal denegada indica pendência fiscal com a Secretaria da Fazenda (Sefaz) do estado – seja essa pendência da empresa emissora ou destinatária da NF.
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A nota fiscal rejeitada ocorre, em grande parte dos casos, por inconsistência de dados.
Quer entender melhor os motivos que podem levar a uma nota fiscal rejeitada ou denegada? Confira a seguir:
Rejeição de NF-e
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Erro de preenchimento. Qualquer erro de preenchimento, como dados incorretos do emitente, destinatário, produto, valores, entre outros, pode resultar na rejeição da nota.
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Duplicidade. Emitir uma NF-e com o mesmo número e série de uma nota já autorizada previamente ou dentro do período de bloqueio pode levar à rejeição.
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CNPJ/CPF inválido. Se o CNPJ ou CPF do emitente ou destinatário estiverem inválidos, a nota fiscal pode ser rejeitada.
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Assinatura digital. Problemas com a assinatura digital, que é necessária para a validação da NF-e, podem levar à rejeição.
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Códigos fiscais. Uso incorreto de códigos fiscais, como o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP), pode resultar na rejeição da nota.
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Quantidade e valor total. Inconsistências nos cálculos de quantidade e valor total dos produtos ou serviços na NF-e podem levar à rejeição.
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Problemas técnicos. Falhas técnicas na transmissão da NF-e para o ambiente da Receita Federal, como problemas na conexão com a internet, podem resultar na rejeição.
Denegação de NF-e
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Inscrição estadual irregular. Se a empresa emitente ou destinatária estiver com a inscrição estadual irregular, a nota pode ser denegada.
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Impedimento legal. A denegação pode ocorrer quando a legislação determina que a empresa não pode emitir NF-e em determinadas situações – como quando está com pendências fiscais graves.
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Uso de CPF em operações empresariais. Se um CPF for utilizado em operações comerciais, a nota fiscal pode ser denegada, pois ele é destinado a pessoas físicas.
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Não cumprimento de obrigações acessórias. O não cumprimento de obrigações acessórias, como a entrega de declarações fiscais, pode resultar na denegação de notas fiscais.
O que fazer para corrigir os problemas com nota fiscal rejeitada?
Veja só um passo a passo para corrigir os problemas de uma nota fiscal rejeitada:
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Avalie qual foi o problema. O primeiro passo é descobrir qual foi o problema que levou a nota fiscal a ser rejeitada. Para isso, você pode buscar informações no site do Fisco ou no seu sistema de emissão.
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Busque correção para o erro indicado. Cada problema possui uma correção diferente. Portanto, será preciso avaliar a origem do problema para contornar a situação. Na maioria dos casos, basta corrigir alguma informação equivocada no momento da emissão.
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Faça uma nova emissão da NF. Depois de encontrado e corrigido o erro, é só fazer uma nova emissão da nota fiscal. Se tudo estiver correto, a NF será aprovada pela Secretaria da Fazenda!
Evite notas fiscais rejeitadas com um bom programa emissor
Vimos neste artigo como lidar com uma nota fiscal rejeitada, certo? Porém, ainda melhor do que isso é evitar que essa situação ocorra.
Para isso, você pode buscar um programa para emitir nota fiscal de confiança. Com essa poderosa ferramenta, você consegue otimizar o processo de emissão e minimizar os riscos de inserir dados equivocados – evitando falhas humanas.
Você gostou das informações sobre a nota fiscal rejeitada? Continue a visita em nosso blog e descubra os benefícios de ter um software para emitir nota fiscal eletrônica.
