A criação da Nota Fiscal eletrônica (NF-e) causou uma grande transformação no cumprimento das obrigações fiscais. Mas como lidar com situações em que a tecnologia não colabora? É aí que entra a nota fiscal em contingência, uma alternativa que permite a continuidade das transações mesmo diante de problemas técnicos ou indisponibilidade do sistema.
Compreender o funcionamento da nota fiscal em contingência é fundamental para que empresas possam garantir a conformidade fiscal e evitar prejuízos decorrentes da interrupção das atividades comerciais.
Neste artigo, exploraremos o que é a nota fiscal em contingência, seu propósito e como ela é emitida. Confira!
O que é a nota fiscal em contingência?
A nota fiscal em contingência é uma modalidade de emissão de Nota Fiscal eletrônica (NF-e) que permite a continuidade das operações comerciais em situações excepcionais, quando ocorrem problemas técnicos ou indisponibilidade do sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas.
Em circunstâncias normais, as empresas emitem as notas fiscais eletrônicas diretamente para a Secretaria da Fazenda. No entanto, quando ocorre algum impedimento técnico, a emissão da NF-e pode ser afetada.
Nesses casos, a legislação tributária prevê a possibilidade de emitir a nota fiscal em contingência. Isso significa que a empresa pode emitir uma nota fiscal em formato alternativo, utilizando um processo manual ou um software específico para contingência.
Essa nota fiscal em contingência possui validade jurídica e permite a continuidade das operações comerciais, mesmo em situações de instabilidade ou falta de conexão com o sistema oficial.
Após a normalização do sistema ou resolução dos problemas técnicos, a empresa deve transmitir as notas fiscais emitidas em contingência para o sistema oficial da Secretaria da Fazenda, a fim de regularizar sua situação fiscal.
Quando a nota fiscal em contingência deve ser emitida?
A nota fiscal em contingência deve ser emitida em situações excepcionais em que haja impedimento para a emissão da NF-e de forma regular. Veja só as principais situações em que isso ocorre:
- Problemas técnicos. Quando ocorrem falhas no sistema de emissão de NF-e – seja por falta de energia elétrica, instabilidades na internet ou qualquer outro impedimento técnico.
- Indisponibilidade do sistema. Quando o sistema oficial de emissão de NF-e fica temporariamente indisponível ou inacessível.
- Fiscalização ou auditoria. Em algumas situações, quando a empresa está sob fiscalização ou auditoria, pode ser necessário emitir notas fiscais em contingência enquanto os procedimentos de verificação estão sendo realizados.
- Casos de força maior. Eventos imprevisíveis e inevitáveis, como desastres naturais, incêndios, greves ou qualquer outra situação de força maior que afete a infraestrutura necessária para a emissão regular de NF-e.
Quais são os tipos de nota fiscal em contingência?
Existem diferentes tipos de contingência de nota fiscal eletrônica. Confira a lista a seguir.
Contingência offline
Nesta situação, a empresa utiliza um software específico para emissão de notas fiscais em modo offline. O software de contingência gera um arquivo no formato XML, que contém as informações da nota fiscal, e esse arquivo deve ser transmitido à autoridade fiscal quando a conexão com o sistema for restabelecida.
SCAN – Sistema de Contingência do Ambiente Nacional
Neste tipo de contingência, a empresa utiliza uma versão simplificada do sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e) disponibilizado pela Secretaria da Fazenda. As notas fiscais emitidas em contingência SCAN são armazenadas em um banco de dados local e devem ser transmitidas posteriormente para a Secretaria da Fazenda.
DPEC – Declaração Prévia de Emissão em Contingência
Neste formato de emissão de nota fiscal em contingência, a empresa emite uma declaração prévia informando que está realizando a emissão de notas fiscais em contingência devido a problemas técnicos ou indisponibilidade do sistema. Essa declaração é enviada à Secretaria da Fazenda e, posteriormente, as notas fiscais emitidas em contingência precisam ser transmitidas para regularização.
FS-DA – Formulário de Segurança para Impressão de Documento Auxiliar
Esse tipo de nota fiscal em contingência é usado quando não é possível emitir a NF-e e a empresa precisa emitir um Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE).
O FS-DA é um formulário de segurança fornecido pela Secretaria da Fazenda, no qual são impressas as informações da nota fiscal. Posteriormente, a empresa deve regularizar a situação, transmitindo os dados da NF-e para a autoridade fiscal.
Como funciona a emissão da nota fiscal em contingência?
Acabamos de ver que existem vários tipos de nota fiscal em contingência, certo? Cada um deles possui algumas particularidades para a emissão do documento, mas as etapas percorridas são bem semelhantes:
- Geração de um novo XML;
- Inserção do motivo da emissão em contingência, com data e hora do seu início;
- Assinatura do arquivo com o certificado digital e transmissão para a autoridade competente;
- Impressão do DANFE em papel comum e com a identificação de contingência;
- Armazenamento da Chave de Acesso da NF-e, o DANFE e demais dados do documento;
- Transmissão da NF-e à SEFAZ após a resolução dos problemas técnicos.
Para simplificar todo esse processo, é possível usar um programa para emitir nota fiscal. Além de facilitar a geração das notas fiscais no dia a dia, um emissor de NFe também auxiliam na emissão da nota fiscal em contingência, que pode ser feita automaticamente – minimizando as chances de erros nesse processo.
Você gostou das informações sobre a nota fiscal em contingência? Leia também “Emissão de NFe: quais os riscos do processo manual e como evitar problemas?”
