A escrituração contábil é uma rotina obrigatória para grande parte das empresas brasileiras. Trata-se de uma exigência imposta pelo poder público para que seja possível avaliar o patrimônio e as movimentações realizadas por uma organização no decorrer de suas atividades.
Entretanto, é preciso tomar muito cuidado com os erros que podem ocorrer no processo de escrituração. Ao inserir informações equivocadas, todos os registros podem ser comprometidos – afetando também outras demonstrações contábeis.
Quer saber quais são os principais erros que você deve evitar na escrituração contábil? Então confira ao longo deste artigo.
O que é escrituração contábil?
A escrituração contábil é uma técnica de controle patrimonial baseada no registro cronológico de todos os fatos contábeis que ocorrem em uma organização. O objetivo é permitir que uma empresa possa controlar o seu patrimônio da melhor forma possível – auxiliando na gestão do negócio.
Na prática, cada operação realizada pela sua empresa gera um impacto patrimonial que deve ser registrado – seja uma compra, venda, empréstimo ou recebimento de cliente. E é justamente com base nos registros desses lançamentos que é realizada toda a gestão patrimonial.
Esses dados são muito importantes para o controle interno de uma empresa, mas também devem ser informados para o poder público. Trata-se de uma obrigação que afeta as pessoas jurídicas brasileiras e pode levar a penalidades quando não é observada.
7 erros para evitar na escrituração
Quer conhecer quais são os erros mais cometidos na escrituração contábil para que você possa evitá-los? Então veja:
1. Códigos errados
Quando você emite uma nota fiscal, precisa inserir códigos que ajudam a classificar a operação e identificar os produtos ou serviços vendidos. Se esses códigos não forem inseridos corretamente, o documento será emitido com informações equivocadas – que afetam a escrituração.
2. Descrição dos produtos ou serviços
A escrituração tem como objetivo registrar os detalhes de todas as movimentações realizadas por uma empresa. E isso inclui as características do produto ou serviço – como valores, tamanhos e peças utilizadas. Para evitar problemas com a fiscalização, garanta que esses dados sejam sempre informados corretamente.
3. Equívocos na agenda de pagamentos
A escrituração contábil segue o princípio da competência. Isso quer dizer que os lançamentos devem ser feitos quando ocorre o fato gerador – mesmo que não ocorra um pagamento ou recebimento no momento desse fato. Ou seja, uma compra que será paga em diversas parcelas deve ser lançada no momento da compra – e, após isso, será preciso lançar cada um dos pagamentos.
Por conta disso, podem surgir algumas complicações com pagamentos que estão agendados ao longo do ano – como pagamento de salários ou dos tributos devidos. Quando não existe um bom planejamento, podem ocorrer conflitos entre os lançamentos e o efetivo pagamento das obrigações.
4. Desorganização dos arquivos
A escrituração contábil é feita com base nos documentos gerados internamente ou recebidos de terceiros. Cada movimentação deve ser comprovada para fins legais.
Por isso, a desorganização desses documentos pode gerar problemas – como a duplicidade e a omissão de lançamentos, assim como trocas de contas e apropriações em centros de custos errados. Quanto mais organizadas estiverem essas informações, mais tranquilo você pode ficar em relação à correta escrituração.
5. Violação dos princípios contábeis
Existem vários detalhes que merecem atenção especial quando falamos sobre escrituração – como a correta avaliação do valor dos ativos ou o lançamento no momento correto, conforme a ocorrência do fato gerador.
Todas essas regras que norteiam a escrituração contábil devem estar muito claras para os profissionais de contabilidade para agir corretamente quando surgem situações que não são comuns na empresa.
6. Erros de cálculos
A contabilidade é repleta de cálculos. E eles precisam estar corretos para que você possa transmitir a realidade da sua organização para o Fisco. Isso inclui principalmente cálculos de tributos, mas também pode incluir depreciação, amortização, parcelamentos, entre outros.
7. Falta de checagem
Dentro do SPED, existe um validador que transmite as notas e registros para o Fisco. Porém, essa ferramenta confere apenas a estrutura do arquivo e não do seu conteúdo. Por isso, antes de fazer o envio dos dados, é preciso checar as informações para garantir que elas estão corretas.
Como uma solução digital pode ajudá-lo?
Você ficou preocupado com os erros que podem ocorrer na escrituração contábil? A melhor forma de lidar com eles é adotando uma solução digital para ajudá-lo ao longo desse processo.
As exigências contábeis migraram para o mundo digital. Portanto, nada mais justo do que utilizar a tecnologia para facilitar os processos internos da sua empresa. Os softwares são a solução mais eficiente para agilizar a manipulação das informações, automatizar processos e minimizar as chances de erros humanos.
