O Conhecimento de Transporte Eletrônico (CTe) é um documento obrigatório em todas as operações de transporte de carga. Ele foi criado para substituir vários documentos fiscais em papel com o objetivo de beneficiar os emitentes do CTe, as empresas compradoras, o Fisco, os contadores e a sociedade.
Trata-se de um documento em formato eletrônico que registra, para fins fiscais, uma prestação de serviço de transporte de cargas realizada por qualquer modal. Com isso, as informações se tornam mais acessíveis para o poder público.
Porém, muitas empresas ainda enfrentam complicações para emitir e armazenar o Conhecimento de Transporte eletrônico. Neste artigo, veremos algumas dicas que podem ajudá-lo neste processo. Confira!
Importância da emissão e consulta de CTe
O CTe deve ser emitido sempre que houver uma prestação de serviço de transporte de cargas – tanto entre estados quanto entre municípios. A exceção fica por conta das empresas que transportam a própria carga, com motoristas próprios, que estão dispensadas dessa exigência.
Portanto, a emissão do CTe se torna importante simplesmente por se tratar de uma obrigação legal. Porém, além disso, a migração para o formato digital ainda proporciona a redução de tempo e custos nos processos contábeis, dificulta a sonegação e as fraudes fiscais – além de gerar mais rapidez no acesso e no cruzamento de informações.
Na prática, o Conhecimento de Transporte Eletrônico também reduz o tempo de permanência nos postos fiscais de fronteira. Por possuir validade em todo o território nacional, ocorre uma descomplicação no transporte de cargas entre estados. Basta que as cargas estejam acompanhadas das NFes e dos CTes.
Já a consulta de CTe é um processo que contribui para evitar problemas com o Governo. Trata-se de uma rotina para monitorar os documentos fiscais e avaliar se o CNPJ da sua empresa não está em situação irregular por alguma inconsistência no cumprimento das obrigações.
Dicas para a emissão do CTe
Você busca garantir a emissão correta do CTe? Então veja algumas dicas que podem ajudá-lo:
Adote uma ferramenta para emitir o CTe
Em 2018 o software emissor de CTe da SEFAZ foi descontinuado. Por conta disso, tornou-se necessário encontrar um software para fazer a emissão do Conhecimento de Transporte eletrônico. E a escolha da ferramenta ideal é o primeiro passo para conseguir emitir o Conhecimento de Transporte Eletrônico.
Fique atento aos erros de digitação
Mesmo com uma ferramenta completa para emitir o CTe, é fundamental ter muita atenção no preenchimento das informações. Uma simples falha na digitação pode implicar na transmissão de dados equivocados para o poder público.
Entre as principais falhas, estão: números errados, espaços sem preenchimento, informações equivocadas sobre a empresa e intervalos inexistentes.
Garanta que você atende a todos os requisitos para a emissão
Para que você consiga emitir o Conhecimento de Transporte eletrônico é preciso cumprir alguns requisitos:
- Credenciamento na Sefaz de seu estado;
- Possuir um certificado digital válido;
- Estar em dia com todas as obrigações da Receita Federal e da Sefaz;
- Homologação no sistema de teste da Sefaz;
- Configuração correta do software de emissão do CTe.
Certifique-se de que suas informações estão seguras
Os CTes contêm informações sigilosas sobre a sua empresa e suas movimentações. Por isso, é importante certificar-se de que todas as informações inseridas no sistema de emissão estão seguras. E a melhor forma de garantir isso é optando por uma solução que armazena as informações na nuvem e possui um sistema eficiente de segurança.
Faça integração com outros sistemas
Para que o processo de emissão se torne ainda mais eficiente, você pode fazer uma integração entre sistemas. Ou seja, é possível captar as informações necessárias para preencher o CTe de outras fontes e preenchê-los automaticamente – como a importação das informações da Nota Fiscal Eletrônica.
Leia também: Consultar CTe: confira o passo a passo
Qual é a melhor maneira de armazenar os CTes?
Além de fazer a emissão do CTe, também é preciso manter esses documentos armazenados em segurança. Assim, você pode ficar preparado para possíveis fiscalizações – evitando complicações que poderiam ocasionar multas ou suspensão de suas atividades.
A resposta para a melhor maneira de armazenar os CTes está na tecnologia. Por ser um documento emitido digitalmente, ele também fica salvo em um ambiente eletrônico. O mais interessante nessa situação é explorar recursos online de armazenamento de dados e informações fiscais.
Em vez de imprimir e guardar pilhas de documentos, você pode ter tudo organizado em um arquivo digital. Assim, torna-se possível centralizar as informações, aumentar a segurança no armazenamento, economizar tempo para análise fiscal e contábil das atividades e ainda garantir o compliance fiscal.
Solução para armazenamento de CTe e outros documentos
Para as empresas que buscam aumentar a eficiência do armazenamento de CTe, a Dootax possui a solução ideal: o Repositório DFe. Com esse sistema você pode gerenciar seus documentos fiscais em uma única plataforma – conferindo todos os detalhes dos Conhecimentos de Transporte Eletrônico emitidos ou recebidos.
O funcionamento dessa ferramenta é bem simples: o repositório recebe o XML dos documentos fiscais eletrônicos através de diversos canais de integração e disponibiliza todos esses dados no painel de monitoramento.
Além de facilitar o acesso aos documentos, o sistema permite a geração da DANFe ou DACTe em tempo real, facilitando a leitura das informações.
Ainda está em dúvida se vale a pena adotar essa ferramenta? Confira outros benefícios:
- Agilidade: localize documentos fiscais como CTe e NFe com rapidez;
- Segurança: armazene na nuvem e compartilhe documentos com as pessoas certas;
- Compliance fiscal: esteja preparado para as exigências do Fisco.