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Custos no departamento fiscal: quanto custam processos manuais?

Tempo de leitura: 5 minutos

Em muitas empresas, os custos no departamento fiscal passam batidos entre tantos outros custos operacionais. Porém, o gerente fiscal tem em suas mãos a oportunidade de buscar a redução desses custos e aumentar a qualidade dos processos internos – impactando positivamente em toda empresa.

Esse é um assunto que ganha cada vez mais destaque por conta da possibilidade de automação dos processos no departamento fiscal. Enquanto uma empresa que moderniza as suas atividades consegue melhorar a eficiência, as empresas que continuam explorando os processos manuais incorrem em custos muito superiores.

Ao longo deste artigo entenderemos melhor quais são os custos no departamento fiscal para a sua empresa. Acompanhe.

Brasil: o pior país do mundo para ter um negócio

O Brasil possui uma alta e complexa carga tributária – o que contribui fortemente para os custos no departamento fiscal. Segundo o Banco Mundial, o Brasil é o país onde mais se gasta tempo calculando e pagando impostos: as empresas gastam, em média, 1.958 horas por ano para cumprir todas as regras do Fisco.

De acordo com  pesquisa do Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT), no ano de 2016 foi gasto cerca de R$ 60 bilhões somente para calcular e pagar impostos. Toda a estrutura de tecnologia e recursos humanos que as organizações brasileiras precisam ter para seguir todas essas exigências consomem cerca de 1,5% do seu faturamento total.

O papel do departamento fiscal em uma organização

Segundo o IBPT, existem 63 tributos e 97 obrigações acessórias em vigor no Brasil – o que poderia ser representado por mais de 3.790 normas impressas em 5,9 quilômetros de folhas de papel A4. Além disso, a cada dia, uma média de 30 novas regras ou atualizações tributárias são editadas no país.

Toda essa complexidade é muito bem representada no gráfico elaborado pelo World Bank apontando o tempo gasto para preparar e pagar impostos:

Tempo gasto no Brasil para se pagar impostos - World Bank 2017

De acordo com essas informações, no Brasil é gasto 1.958 horas para preparar e pagar impostos. Todos esses dados deixam bem clara a importância de um departamento fiscal dentro de uma organização brasileira – afinal, todas pessoas jurídicas precisam lidar com recolhimentos de tributos e obrigações acessórias.

Quais são os custos no departamento fiscal?

Reconhecida a importância das atividades desenvolvidas pela área fiscal de uma empresa, é preciso buscar formas de reduzir custos no departamento fiscal. Para isso, o primeiro passo é reconhecer as principais despesas que acompanham os processos manuais.

Para facilitar a visualização desses custos, vamos avaliar os custos médios de um departamento e as horas no mês necessárias para cada atividade.

Controle e gerenciamento de notas fiscais (entrada e saída)

Todos os itens comprados pela empresa devem sempre estar acompanhados de uma NFe necessária para a escrituração. Da mesma forma, as vendas realizadas pela organização também exigem a emissão de uma NFe. Para os prestadores de serviço o funcionário deve ainda validar se existem ou não impostos a serem retidos antes do pagamento da NFSe.

Dependendo do volume de notas movimentadas pela empresa, pode ser necessário um funcionário focado somente na realização dessa atividade. Em uma empresa que vende produtos para o consumidor final, um único funcionário gasta cerca de 10 dias do mês para realizar essa atividade.

Cálculo de impostos e emissão de guias

Após fazer o lançamento de todas as notas fiscais, é preciso calcular todos os impostos, emitir as guias e enviar para o financeiro. Normalmente os seguintes tributos devem ser calculados e recolhidos pela empresa:

  • Federais: PIS, COFINS, CSLL, INSS, IPI
  • Estaduais: ICMS, ICMS-ST, DIFAL, FECP
  • Municipais: ISS

Se para cada uma das guias descritas o funcionário gastar 30 minutos, trata-se de mais de 1 dia de trabalho usado por ele dentro de um mês.

Emissão do SPED

Com os impostos apurados, guias emitidas e pagas, o funcionário do departamento fiscal deve agora realizar a geração do SPED e validar se todas as informações estão efetivamente corretas com os dois primeiros passos destacados nos itens acima.

Com o auxílio de um sistema, estamos falando de mais 1 ou 2 dias de trabalho, dependendo do volume da empresa. Sem o auxílio de um sistema é uma tarefa quase impossível de ser realizada.

Com isso, em nosso exemplo, o funcionário irá gastar facilmente mais 5 dias do mês.

Em uma empresa pequena, com uma operação simples com um único CNPJ e um volume não tão grande de NFs de entrada, saída e serviços, já temos todo o tempo útil do funcionário ocupado.

Peso do salário

Segundo a Catho, o salário médio de um analista fiscal é de R$ 3.024,16. Mas com todo esse tempo ocupado, seu funcionário não terá tempo disponível para pensar em alternativas ou em estratégias para melhorar a performance do departamento. Sem contar que, se a empresa resolve crescer ou aumentar as vendas, necessariamente estamos falando na contratação de novas pessoas.

Automação: uma solução para reduzir os custos do departamento fiscal

Mas como podemos minimizar os custos no departamento fiscal e melhorar a sua performance? A resposta é a automatização.

Ao utilizar ferramentas de automação, várias atividades podem ser concluídas em menos tempo e representam menos custos no departamento fiscal – além de reduzir bastante o tempo que o analista fica dedicado em cada atividade. Veja as principais rotinas que podem ser melhoradas com a automação:

  • Acompanhamento de atualizações e novas regras. Com a assinatura de um software ou o acompanhamento das regras tributárias exclusivas de sua empresa, o funcionário economiza muito tempo e pode se dedicar a analisar e interpretar somente as regras que afetarão seu nicho de mercado.
  • Recebimento e emissão de NFs. Com integração com o ERP, essa tarefa passa a ser facilmente executada, pois a integração e lógica de cálculo de emissão, recebimento e retenção fica a  critério do software. Com o uso do Dootax Repositório DFe é  possível organizar todas as NFes em um só lugar. Além disso existe ainda o Manifesto do Destinatário, que permite o monitoramento de todas as NFes ou CTes que foram emitidos contra o seu CNPJ, evitando ser notificado somente quando a carga chegar à sua empresa.
  • Apuração dos impostos. O sistema fiscal ou o ERP baseado nas entradas e saídas consegue calcular automaticamente o valor exato que deverá ser recolhido de cada tributo.
  • Emissão e pagamento das guias de tributos. Atualmente também é possível automatizar a emissão e o pagamento das guias de tributos – utilizando os valores diretamente extraídos do ERP. Dessa forma, as guias serão emitidas sem nenhuma interação humana, evitando erros como a digitação de valores incorretos ou o esquecimento de qualquer guia. Para colocar isso em prática, existe o Dootax Pagamento de Tributos.
  • Geração do SPED. A tarefa de gerar SPED fica cada vez mais confiável pois todos os valores foram automaticamente sincronizados entre os sistemas.

Com esses recursos, sobra tempo para seu departamento focar nas análises e tomar decisões estratégicas – como onde será a nova filial da empresa, se há a possibilidade de algum regime especial ou até mesmo créditos fiscais. Todos esses benefícios impactam diretamente na redução dos custos no departamento fiscal.

Você já conhecia os custos no departamento fiscal para uma empresa que utiliza processos manuais? Como o seu negócio encara a necessidade de automatizar as rotinas fiscais? Deixe o seu comentário!

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Thiago Souza

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