No dia 29 de julho, a Dootax realizou um webinar com dicas imperdíveis para a criação de business case. Apresentado por Yvon Gaillard, nosso Co-founder & Head of Sales, o evento contou com a participação de Priscila Bêgo, Strategic Sales Leader da Dootax.
Ao longo do webinar “5 passos para criar um business case”, foram apresentadas as etapas para a construção desse documento essencial para a defesa de um projeto. Além das dicas, nossos especialistas mostraram as tendências e os problemas mais comuns na área tributária.
Se você está considerando implementar uma inovação no seu departamento fiscal, este artigo é para você. Continue a leitura e fique por dentro dos principais temas abordados no evento.
Tendências da área fiscal
Com os avanços tecnológicos dos últimos anos, diversas áreas têm buscado meios de tornar processos mais ágeis e eficientes. No setor fiscal, não é diferente: cada vez mais, as empresas estão apostando na tecnologia como aliada para acabar com a burocracia tão presente nas rotinas fiscais do nosso país.
De acordo com a pesquisa Tax Trends, 96% das pessoas entendem que projetos de transformação digital na área fiscal são fundamentais. Ou seja: esta é a hora de inovar e apostar em tecnologias como o RPA para otimizar suas rotinas.
Durante o nosso webinar sobre a criação de business case, Priscila Bêgo mostrou quais são os processos fiscais mais automatizados pela maioria das empresas brasileiras e quais ainda são realizados manualmente em grande parte das companhias. Confira!
Passos para a criação de business case
O business case é um documento elaborado nas primeiras etapas de um projeto. Ele traz informações importantes para auxiliar na tomada de decisão.
Trata-se de uma das formas mais eficazes de se defender uma ideia para a implementação de novas ferramentas e processos dentro das empresas.
Existem 5 etapas essenciais que não podem faltar no seu business case. Saiba mais sobre cada uma delas a seguir.
1. Situação atual
O primeiro passo para a criação de um business case é a análise da situação atual da empresa.
Ao iniciar um projeto, é comum focarmos na nossa visão sobre um problema pontual. Porém, para defender uma mudança de maneira efetiva, é preciso analisar de forma mais ampla, começando pelo mercado em que a empresa está inserida.
Outro ponto importante é olhar para companhia em si: sua forma de se organizar, sua cadeia de decisões e a sua cultura. Todos esses fatores são essenciais para entender a viabilidade de uma proposta.
Saiba mais sobre esta etapa no vídeo a seguir:
2. Problemas
O próximo passo para a criação de um business case é a identificação dos problemas. A seguir, listamos algumas situações muito comuns nos departamentos fiscais – que podem facilmente ser solucionadas por meio da tecnologia.
- Falta de agilidade;
- Dificuldade de manter o compliance/governança;
- Atrasos nas entregas devido à demora no recolhimento de impostos;
- Dificuldade no relacionamento entre áreas e com os bancos;
- Impacto nos negócios por falta de CND;
- Risco de presunção dos fatos por adesão aos DTEs.
Mais do que entender quais são os problemas, é importante identificar os fatos e dados relacionados a eles, como frequência, período e riscos. Cada um dos problemas deve ser tangibilizado, ou seja, é preciso mostrar claramente quanto eles custam para a companhia.
Por fim, ao criar o seu business case, você deve definir o nível de prioridade de cada um dos problemas. Para isso, existe uma ferramenta chamada análise GUT, que permite classificá-los por meio de três fatores: gravidade, urgência e tendência.
Aprenda no vídeo a seguir como efetuar essa análise:
3. Projeção
A etapa seguinte à identificação e tangibilização dos problemas é a projeção, que deve se pautar na visão de crescimento da empresa para os próximos anos.
Primeiramente, é preciso estabelecer um período. Com base nele, você deve projetar o custo de cada problema identificado, do momento atual em diante. Assim, é possível ter uma visão mais clara de custo x investimento.
4. Quem
Uma das principais dores na implementação de projetos é a falta de integração entre as áreas de uma empresa. Muitos profissionais tomam a iniciativa de propor mudanças de forma independente. Contudo, um projeto não envolve um só departamento ou pessoa.
Por isso, a criação de um business case eficaz envolve uma análise de todos os setores envolvidos e suas respectivas dores. Mais do que isso, é preciso engajar todas as áreas e stakeholders interessados.
Algumas das áreas que podem ser impactadas com o desenvolvimento de um projeto fiscal são:
- Financeiro;
- Vendas;
- Governança;
- Tecnologia;
- Jurídico e regulatório;
- Compras.
Aprenda mais sobre essa etapa no vídeo a seguir:
5. Objetivo
Ao propor um business case, é importante definir a declaração do objetivo de maneira estratégica. Para isso, você deve determinar:
- O que você pretende resolver com o projeto?
- Como essa situação será resolvida?
- Quando ela vai ser solucionada?
- Quem estará envolvido?
- Quanto vai custar?
O segundo pilar do objetivo é qual é o time e quem são os parceiros, bem como o engajamento das pessoas envolvidas. É fundamental ser transparente com cada uma delas.
Por fim, você deve definir os custos envolvidos no projeto e o payback – ou seja, a projeção de quanto tempo levará para o projeto se pagar. Esse é um dado fundamental para embasar a tomada de decisão acerca da inovação ou mudança proposta.
Gostou de saber mais sobre criação de business case? Seguindo esses passos, você terá as bases necessárias para defender um projeto e promover a transformação da sua área fiscal. A automação já é tendência. Por isso, não deixe essa decisão para depois: este é o momento de automatizar!
Se você quer se aprofundar no assunto, recomendo que assista ao vídeo completo do webinar “5 passos para criar um business case”, que está disponível no nosso canal do YouTube.
