Criar um business case é uma forma eficiente de implementar novos projetos de automação fiscal na sua empresa. Em meio a diversas outras demandas que disputam o orçamento da empresa, é preciso deixar claro quais são os benefícios da tecnologia na área fiscal.
Mas como criar um business case que reflita todo o potencial que a automação fiscal tem para beneficiar sua empresa? Neste artigo, você vai conferir várias dicas. Aproveite a leitura!
O papel do business case
Antes de falarmos sobre o processo de criação de business case, vamos entender melhor o papel dessa ferramenta.
O business case é um documento que fornece aos gestores todas as informações necessárias para uma tomada de decisão transparente e baseada em evidências. Trata-se de uma maneira de deixar claras todas as características para a implementação de um projeto – além de todos seus benefícios.
Ou seja, é o business case que apresenta claramente os riscos, oportunidades e ameaças envolvidas. A partir disso, os decisores da empresa podem compreender por quais motivos devem realizar o investimento buscado.
Contribuição do business case nos projetos de automação fiscal
Para um gestor do setor fiscal, podem ser muito evidentes todos os benefícios de uma ferramenta de automação fiscal. Porém, isso também deve ficar claro para os responsáveis por autorizar a execução dos projetos financeiros e fiscais.
O business case é seu aliado para concluir essa missão. Ao estruturar esse documento, você explora todos os pontos importantes para mostrar a relevância dos seus projetos fiscais – aumentando as chances de aprovação.
Como criar um business case?
Afinal, como criar um business case para defender a automação fiscal? Aqui está um passo a passo:
1. Analise a situação atual da empresa
O primeiro passo para criar um business case é analisar a situação atual da sua empresa. Neste momento, leve em consideração todo o contexto: a cultura da organização, momento atual do negócio e histórico das operações fiscais – levantando os custos, falhas recorrentes, tempo gasto nas tarefas, consequências dos processos manuais, entre outros pontos importantes.
2. Crie uma definição do projeto
Com base no contexto da empresa, explique o plano de fundo do projeto ou iniciativa. Nesta fase, você precisa fornecer apenas informações suficientes para informar ao leitor por que você está trazendo a ideia ou o assunto à tona.
3. Foque no problema a ser resolvido
Agora é o momento de tangibilizar os problemas que podem ser resolvidos e/ou as melhorias que podem ser colocadas em prática com a automação fiscal. Para isso, você pode comparar os custos e tempo gastos nas operações atuais com a realidade que poderia existir com as ferramentas certas.
Além disso, também é importante mostrar o impacto das operações manuais no negócio – destacando problemas com duplicidade de pagamentos, multas, juros, caminhões parados em barreiras fiscais, complicações com o Fisco, entre outros.
4. Defina prioridades
Com base nos problemas levantados, defina quais são as prioridades para resolver usando a automação fiscal. Para realizar este exercício, você pode focar na gravidade, urgência e tendência dos problemas.
5. Crie projeções
Quais seriam os ganhos obtidos com a implementação da automação fiscal? Destaque as informações que serão importantes para convencer os tomadores de decisão: valores, perdas, riscos, benefícios, entre outras.
6. Declare os objetivos
Deixe claro quais são os objetivos que você busca alcançar com a automação fiscal. Veja um exemplo: “Implementar uma ferramenta que automatize a geração das guias de impostos e o pagamento, de forma a reduzir o tempo gasto de 2 dias para 30 minutos e assim economizar XX horas de trabalho e XX reais por mês.”
7. Determine seus critérios e medidas de sucesso
Como você medirá o sucesso do projeto? O que mudará como resultado de sua intervenção? Observe que seus critérios de sucesso devem ser mensuráveis – e o retorno do investimento deve ser incluído nesta seção.
8. Articule as próximas etapas e o cronograma
Por fim, mostre quais são as próximas etapas para a implementação do projeto de automação fiscal. Depois de obter a aprovação do seu business case, quais são alguns marcos importantes que vêm a seguir? Quando você se comprometerá a finalizar o projeto?
Você gostou das dicas para criar um business case para defender a automação fiscal? Entenda melhor por que chegou a hora de simplificar a rotina fiscal na sua empresa!
