Você já perdeu prazos importantes do governo? Teve comunicações da empresa extraviadas? Desperdiça horas de trabalho acompanhando DTE? Ou precisa acessar diversas caixas postais em busca de novas mensagens? Esses são alguns problemas que fazem parte do dia a dia de muitos setores fiscais – e podem ser resolvidos com uma solução para acessar DTE de forma unificada.
O Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) surgiu para facilitar a comunicação entre o contribuinte e o governo. Porém, o gerenciamento das comunicações recebidas ainda é um desafio para as empresas que fazem esse acompanhamento manualmente.
Veremos logo a seguir a solução ideal para acessar DTE de forma unificada. Confira!
O que é o DTE?
O Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) é uma plataforma criada pelo governo para servir como canal principal de comunicação entre o contribuinte e as mensagens e cobranças oficiais do governo.
Antes do surgimento do DTE, a única forma de o contribuinte ser intimado pela Receita Federal era por meio de cartas registradas – gerando uma grande burocracia e tornando os processos muito longos. Com a possibilidade dessa comunicação em formato digital, o contribuinte pode ser intimado para apresentar defesas e tomar ciência de atos administrativos através de uma caixa postal disponível na internet.
A intimação realizada por DTE pode ser realizada pelas Prefeituras, Secretarias de Fazenda Estaduais e Federal – com o uso de plataformas diferentes para cada uma das caixas postais eletrônicas.
Importância do DTE para as empresas
A possibilidade de criar um Domicílio Tributário Eletrônico gera um grande valor para as empresas, especialmente no contexto da administração tributária moderna. Veja só alguns dos fatores que evidenciam a importância do DTE:
Comunicação eficiente com o Fisco
As empresas que fazem adesão ao DTE passam a receber notificações, intimações e demais comunicados da administração tributária de forma rápida e segura. Na prática, isso reflete em mais eficiência – evitando atrasos e perdas de correspondências.
Menos custos e burocracia
Já vimos que o DTE elimina a necessidade de envio de documentos físicos, certo? Isso reduz os custos com papel, impressão e logística. Além disso, ocorre uma redução da burocracia ao permitir que processos sejam realizados eletronicamente, aumentando a eficiência administrativa.
Cumprimento de prazos legais
O recebimento dos comunicados de forma digital permite que as empresas atendam aos prazos legais com maior precisão. Isso contribui para evitar multas e sanções por descumprimento de prazos.
Segurança e rastreabilidade
O Domicílio Tributário Eletrônico é um ambiente seguro para a troca de informações sensíveis, contanto com mecanismos de autenticação e criptografia que protegem os dados das empresas. Esse ecossistema facilita a rastreabilidade e o arquivamento de documentos – permitindo que as empresas acessem históricos de comunicações e comprovantes de recebimento a qualquer momento.
Passo a passo para fazer adesão ao DTE
O processo de adesão ao DTE é bastante simples. O contribuinte precisa apenas acessar a plataforma equivalente ao Domicílio Tributário Eletrônico de acordo com o estado ou município em que a organização está localizada. Depois disso, as intimações passam a ser realizada em formato digital.
Para exemplificar, veja como funciona a adesão ao DTE para ciência de atos oficiais enviados pela Receita Federal:
- Para adotar o DTE, o contribuinte precisa ter a certificação digital e acessar o Portal e-CAC;
- Acesse os “Serviços disponíveis” no Portal e-CAC;
- Procure pelo menu “Outros”;
- Faça a opção pelo Domicílio Tributário Eletrônico.
É importante destacar que as empresas devem aderir aos domicílios tributários de cada esfera individualmente. Para isso, é preciso acessar o site da Secretaria da Fazenda do estado ou município correspondente e seguir as instruções.
Além disso, o DTE pode receber outras denominações em diferentes municípios e estados brasileiros (como DTEC – Domicílio Tributário Eletrônico do Contribuinte e DEC – Domicílio Eletrônico do Cidadão).
Os desafios no gerenciamento do DTE
Conforme acabamos de ver, cada esfera usa uma plataforma específica. Portanto, acessar DTE requer o acesso a vários sites – gerando o risco de perder prazos.
Além disso, uma característica do Domicílio Tributário Eletrônico (DTE) é a presunção de conhecimento dos fatos. Após o credenciamento do contribuinte no sistema, os prazos processuais começam a correr a partir do envio da intimação em formato digital. Mesmo que o contribuinte não acesse a mensagem e não tenha conhecimento sobre o seu conteúdo, os prazos começam a correr.
A partir disso, podemos destacar os maiores desafios no gerenciamento do DTE:
- Os prazos começam a fluir a partir do momento em que uma mensagem é enviada – mesmo que o contribuinte não tenha feito a leitura do seu conteúdo;
- É preciso consultar frequentemente a caixa postal eletrônica para não perder os prazos;
- Acessar DTE manualmente requer bastante tempo dos profissionais do setor fiscal;
- O uso do DTE requer maior integração entre as áreas contábil, fiscal e jurídica.
Como é possível acessar DTE em um só lugar?
Para superar os desafios de gerenciar DTE manualmente, é possível contar com ferramentas que automatizam esse processo. Dessa forma, você consegue acessar todas as mensagens do governo em um só lugar – reduzindo significativamente o tempo gasto nessa tarefa.
Veja só os principais benefícios de uma solução para acessar DTE de forma unificada:
- Centralização das informações: ao usar uma ferramenta para acessar DTE de forma unificada, não é necessário entrar em várias caixas postais para ter acesso às notificações importantes. A solução fica responsável por todo esse processo para você.
- Recebimento de notificações relevantes: com uma solução fiscal para automatizar a gestão de DTE, é possível eliminar as chances de falhas humanas e garantir a ciência de notificações relevantes dentro do prazo necessário.
- Otimização do tempo: você quer eliminar as chances de perder prazos? Com uma solução digital, sua empresa garante a consulta e o gerenciamento do Domicílio Tributário Eletrônico de forma automática – permitindo que a equipe do setor fiscal foque em outras tarefas.
- Redução de custos: uma empresa precisa alocar menos funcionários em tarefas repetitivas quando explora a tecnologia de forma adequada, podendo direcionar essas pessoas para funções mais estratégicas. Isso traz uma economia de FTEs – Full-Time Equivalent (custo-homem hora) e evita erros manuais, reduzindo custos no departamento fiscal.
Dootax Caixa Postal Fiscal: a solução para acessar DTE de forma unificada
Você quer acessar DTE com mais eficiência e facilitar a comunicação com o Fisco? Então o Dootax Caixa Postal Fiscal é a solução ideal!
Essa solução de DTE permite que você visualize todas as mensagens recebidas em uma única tela, receba alertas de notificações importantes e leia os assuntos das mensagens, escolhendo o momento de dar ciência, nas caixas postais que permitem. Perfeito, não é?
Veja tudo o que você encontra no Dootax Caixa Postal Fiscal:
- Gestão otimizada. Gerencie seus DTE em tempo recorde.
- Produtividade. Economize tempo para realizar as tarefas mais importantes.
- Centralização. Acesse suas mensagens em um só lugar e facilite a comunicação entre as áreas.
- Redução de custos. Economize e reduza o custo homem-hora (FTE).
- Compliance Fiscal. Não perca o prazo das comunicações do governo.
- Segurança. Nunca mais tenha comunicações extraviadas.
Vantagens de solução para gerenciar DTE de forma automática:
- Tarefas configuráveis e automáticas;
- Notificações customizáveis;
- Domicílios Tributários centralizados;
- Plataforma simples e intuitiva;
- Software na nuvem (SaaS);
- Respeito total à LGPD;
- Suporte humanizado.
Agora que já conhece a solução ideal para acessar DTE de forma unificada, dê o próximo passo: solicite já uma demonstração do Dootax Caixa Postal Fiscal.
